Pagina's

zondag 17 januari 2016

Een geordende mailbox

Ergens eind vorig jaar maakte ik plannen om meer efficiënt dingen te doen

Als werkende moeder met een man met een eigen bedrijf (waar ik ook nog dingen voor doe) is het soms passen en meten met wat ik wil en wat er moet gebeuren. De dagen zijn druk en vol en met mijn aangeboren aanleg voor chaos zocht ik naar handvatten om dingen wat beter te regelen. 

Één van de manco's hier was het overzicht in mijn mailbox. Dagelijks komen er mailtjes binnen. Belangrijke mailtjes, onbelangrijke mailtjes, dingen die ik later nog wil lezen, rekeningen die betaald moeten worden, zaken die later misschien nog nodig zijn, berichtjes dat er een reactie is op een blogpost en verzekeringsbewijzen. Allerlei zaken komt binnen via de mail. 


Zo zag de inbox van mijn e-mail eruit

Mijn mailbox ruim ik al jaren af en toe hap-snap op. Tussen de halfjaarlijkse opruimacties door staan er minstens honderd mailtjes in. Met zo'n volle inbox is het lastig om overzicht te houden. Soms vergeet ik mailtjes te beantwoorden of blijft er een rekening liggen. Daarbij geeft zo'n volle mailbox mij altijd een wat onrustig gevoel. 

Als onderdeeltje van meer efficiëntie en overzicht heb ik ditmaal de mailbox echt helemaal opgeruimd naar nul. Er waren wat mailtjes die ik wat lastig vond om op te bergen, maar die staan in een 'nog opruimen' mapje, waar ik dagelijks een mailtje uit pak. De inbox was hiermee leeg. 

De inbox maak ik al een paar dagen elke dag echt helemaal leeg. Aan het einde van de dag heb ik geen mailtjes meer. Het is fijn om een lege inbox te hebben en zaken nu in één keer gelijk afgehandeld (of ingepland) te hebben. 

Stappenplan voor een altijd opgeruimde mailbox:

  1. Mailbox opruimen en mailtjes in mapjes doen of weggooien
  2. Overgebleven mails naar mapje 'aa nog opruimen' overzetten
  3. Elke dag mailbox leegmaken (mailtjes afhandelen, inplannen in agenda, deleten of opbergen)
  4. Zo nodig elke dag 1 of meer mails uit 'nog opruimen' mapje wegwerken


Hoe ga jij om met je mail? 
Heb je er een eigen systeem voor?
Wat vind je er prettig / onprettig aan?

4 opmerkingen:

  1. Ik heb een map 'Afgehandeld', 'Archiveren' en 'Nog op reageren'. Ik handel iedere ochtend al mijn mailtjes af, zodat de inbox leeg is. Als ik er een handeling voor moet uitvoeren, schrijf ik die op mijn to do lijst en kan de e-mail toch naar de map afgehandeld. Sinds ik deze methode gebruik is mijn mailbox veel overzichtelijker.

    BeantwoordenVerwijderen
    Reacties
    1. Zijn dat je enige mappen? Of zijn er ook nog archiefmappen in je inbox? En zo nee: hoe vind je dan mailtjes terug?

      Verwijderen
  2. Ik vind dat ik mijn mailbox veel meer zou moeten opruimen. Ik heb eigenlijk alleen een archief. Geen mappen of zo. Maar durf niets weg te gooien voor het geval dat.

    Huisvlijt

    BeantwoordenVerwijderen
    Reacties
    1. Ik las ergens dat alleen een archief het meest efficient werkt - mits je ervoor zorgt dat de onderwerpen van de mails helder zijn.
      Je kunt dan de juiste mails vinden door een zoekopdracht te geven

      Verwijderen